Trịnh Yến Nhi Theo thống kê, chỉ trong quý I/2020 số lượng doanh nghiệp triển khai đăng ký hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp ngày một gia tăng đột biến. Theo lý giải của một doanh nghiệp nước trên địa bàn Thành phố Hà Nội cho biết, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử tiền nước thay thế hóa đơn giấy đã mang lại cho doanh nghiệp họ rất nhiều những lợi ích thiết thực. Tuy nhiên, để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, doanh nghiệp cần lưu ý những quy định sau:
Thời hạn bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp
Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử đã quy định cụ thể về thời hạn bắt buộc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
– Trước ngày 01/11/2018: Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in.
– Sau ngày 01/11/2018:
+ Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết; nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
+ Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
– Đối với những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử ngay khi tiến hành các giao dịch kinh doanh đầu tiên.
Đối tượng áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định, các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp phát hành với số lượng lớn như: điện, nước, viễn thông, truyền hình. Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều tỉnh/thành phố. Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều tỉnh/thành phố. Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành Thuế.
Quy trình phát hành sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình phát hành sử dụng hóa đơn điện tử sẽ diễn ra như sau: Thực hiện đăng ký phát hành với cơ quan thuế, sau đó tiến hành khởi tạo hóa đơn điện tử và cuối cùng là phát hành hóa đơn điện tử.
Một số lưu ý thêm:
Khác với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải in số lượng theo đăng ký với cơ quan thuế. Khi hết doanh nghiệp phải lên cơ quan thuế để có thể đăng ký sử dụng tiếp. Tuy nhiên, đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp chỉ cần phải in hóa đơn cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu.
Về chữ ký, đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ tiến hành ký tay còn đối với chữ ký điện tử doanh nghiệp sẽ tiến hành ký bằng chữ ký điện tử.
Đối với quy định về vận chuyển, thì với hóa đơn điện tử doanh nghiệp chỉ cần gửi qua các phương tiện điện tử.
Đối với việc lưu trữ, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ lưu trữ hóa đơn trực tiếp trên máy tính, giúp dễ quản lý hóa đơn, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và không sợ bị hỏng hóc, cháy hóa đơn….
Với những tiện ích vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại ngày càng có nhiều doanh nghiệp tiến hành lựa chọn hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Tuy nhiên để có thể tiến hành triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất các doanh nghiệp nên tìm hiểu thật kỹ các quy định để có thể triển khai nhanh chóng, đúng theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để DN được làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Chỉ số thanh toán hiện hành trong báo cáo tài chính
Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng nên lưu ý về thời hạn bắt buộc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, đây sẽ là thời điểm cuối để các doanh nghiệp nhanh chóng triển khai đăng ký sử dụng.
